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「分心」让你困扰?美国行为大师教我们排除「外部干扰」,保持专注的4 个绝招

来源:创新拿铁  |  作者:戴羽

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早上起床,你做的第一件事是什么?相信很多人都会拿起手机,检查各种讯息和通知。手机已经成为我们生活中不可或缺的一部份,但是,它同时也是最主要的「干扰」来源。美国行为大师Nir Eyal 认为,如果我们不学会放下手机,保持专注,我们再也没有时间思考与创新。

Eyal 热爱心理学、科技与商业的研究,也从事写作、咨询与教学,同时还是美国多家新创公司的顾问。Eyal 很了解我们是如何养成特定习惯的,毕竟他给新创公司的建议,就是如何打造让人上瘾的产品与服务(例如:社交网站与手机游戏)。而且,他还写了一本名为《钩瘾效应:创造习惯新商机》(Hooked: How to Build Habit-Forming Products)的书。

Eyal 近来在研究如何培养另外一种习惯;「在工作时保持专注」。他认为,在人工智慧迟早会取代大部分工作的时代,人类可以从事的只剩下那些需要高度专注力与创意的工作。因此,学会「保持专注」将是一项必要的技能。

创新点:不要为电邮做复杂的分类,简单分成「什么时间该完成」让我们能够在特定的时间才开始专注处理这些电邮,而不是随时都被「打扰」。

原文来源:First Round Review  《Hack Back Distractions with Tactics from This Behavioral Designer》

本文4 大重点:1. 填满我们的行事历,让我们能够专注在需要完成的工作上。2. 运用简单而明确的讯号,让同仁知道我们何时不想被打扰。3. 将电邮简单的分类为「今天」或「本周」,然后在规划的时间内处理它们。4. 设定「开放时间」,让我们可以减少干扰,同时可以发掘新的想法。

1. 填满我们的行事历,让我们能够专注在需要完成的工作上

Eyal 常听到他人埋怨新技术让他们分心,社交网站的吸引力导致他们无法好好工作。但是,当他要求这些人让他看看他们的行事历时,上面很常是空无一物的。

Eyal 认为,在这个时代,如果我们不预先规划我们的时间,其他的人或事,就会为我们填满每天的时间。

因此,要「保持专注」,我们首先要从规划行事历。从我们起床那刻开始,一直到我们准备睡觉,每一天的每一分钟都应该被规划。当然,这并不代表我们不能做规划以外的事,但是,如果我们不规划,那我们就一定无法完成我们想要的事。

很多时候,我们会认为我们一定会记得有什么事需要完成,所以没有必要将它写入行事历。但是,Eyal 说:「知道要完成什么,和真的投入时间去将它完成,是两件截然不同的事。」

这是因为我们都只重视「产出」而忽略了每一项成功的产出,都需要我们花费时间去关注。假设我们需要完成一份重要的简报,我们可能会被数不尽的因素所影响。这些因素里面有得可控、有得不可控,但是我们唯一能确定的是,我们可以先规划出足够的时间,以关注这些因素。

要确保我们能够「事事规划」,我们可以准备一个可以每周重复使用的行事历模板。在这个模板上,我们首先要预留时间给需要专注力的工作。因为,这些工作需要的时间最容易被琐碎的杂事排挤(例如:回Email、开会、和同事及工作伙伴喝咖啡)。

Eyal 认为,如果我们有必须要不被打扰才能完成的工作(例如:专案规划、撰写报告),那我们就一定要将这些工作放到我们的行事历上。否则,我们将不会找到时间去专心处理这些事。

另外,将要做的事写到行事历还有一个好处,就是让我们不用想,就知道接下来要做些什么。我们很常在要开始工作时,花很多的时间思考要先处理哪件事。透过先规划好处理事情的时间,我们就能够养成习惯,在某个时间做某件事。这样,我们可以确保不会遗漏任何重要的事,在要开始处理任何事情时,也不需要浪费时间思考顺序。

2. 运用简单而明确的讯号,让同仁知道我们何时不想被打扰

「规划行事历」是让我们「保持专注」的第一步,但是,我们难免还是会受到很多外部干扰而分心。这些干扰包括电话、电邮、各种手机上收到的通知、以及同仁忽然要「问一个问题」。

Eyal 认为,如果我们不设法避免这些干扰,我们就不能「保持专注」的工作。因此,Eyal 建议了一些很简单的方法来解决这些「外部干扰」。

在美国,因医疗相关而死亡的前三大因素是心脏病、癌症、以及处方错误。每年,共有400,000 名病人因为药物的份量或类别错误而照成伤害,但是,大部份的医疗机构都将这件事当成是无可避免的人为疏失。

但是,美国加州大学旧金山分校(UCSF) 医院中的几位护理师就决定深入的研究这个问题,并找出解决方案。经过他们的研究后发现,护理人员每次在给药时,平均都会被干扰10 次,而这正是导致处方错误的最大原因。

试想,当一名护理人员在数十种药物中,要找出病人需要的药,或是在专心数每位病人需要多少颗药的时候不停的被打扰,我们就可以了解出错的机率会有多高。(如果还无法想像,我们也可以想像在数钱时,有一个人忽然问你一个问题,回答完问题后,很常我们就会忘了我们数到哪了!)

因此,他们用了一个很简单的方法来解决这个问题。任何医护人员在处理给药相关事项时,都穿上一件红色的外套,让同仁知道这个时候不可以打扰他。透过这个简单的方法,处方错误的问题就被减少了88%。

Eyal 相信我们也可以利用同样的方法来让我们「保持专注」,特别是当我们身处在开放式办公室,每为同仁随时都能够来找我们聊天的时候。老板们都在需要专注时将他们办公室的门关上。我们虽然没有个人办公室,但是,当我们需要专注处理某些事时,我们可以用某些讯号来告诉同仁们不要打扰我们。例如,我们可以贴一张红色的便利贴在我们的萤幕上,并让同仁们知道,看到红色便利贴时,就代表我们在专注工作,不希望被打扰。

3. 将电邮简单的分类为「今天」或「本周」,然后在规划的时间内处理它们

解决了同仁的干扰后,我们就可以进一步的减少手机与电邮带来的干扰。

Eyal 发现,虽然我们常常抱怨手机的通知非常恼人,但是,却有三分之二的人,从来没有调整过手机上任何的通知设定。Eyal 认为,我们只要花很少的时间,就可以移除一堆我们不需要的App,同时减少被这些App 的通知所打扰。

另外,一些工作用的通讯App ,例如:Line 和Slack 的群组,我们也应该关闭它们的通知功能。这些通知当然都很重要,但我们不需要每分每秒都被通知。

最好的处理方法,就是如上面所说的,规划出时间去处理这些通知。例如,每半天我们可以规划出20 分钟去检视Line 或Slack 的讯息,然后回覆要处理的,而不是不停的被它们打扰。电话也是如此,如果我们的工作中需要大量的通话时间,那我们就应该特别为它规划出时间,而不是即兴式的处理。

当然,我们也应该为电邮规划出特定的处理时间,但是,由于现代的工作会需要我们处理大量的邮件,Eyal 也特别为电邮处理提出了不同的做法。

首先,Eyal 认为当我们收到电邮时,我们就应该为电邮分类。这个类别,不应该分得太细(例如:用不同的公司部门、专案、或是工作类别),反而应该简单的将电邮分类为「今天处理」以及「本周处理」就好。

如果我们不先为电邮分类,我们就会陷入重复的打开同一封电邮,然后决定要不要处理,然后再关掉电邮的回圈。但是,当电邮被分类后,我们就可以在预先设定的时间内,去处理特定类别的邮件。

Eyal 习惯在每天规划出一个很短的时段(例如:1 小时)去处理当天必须要回覆的邮件。然后,每周规划一个比较长的时段(例如:3~4 小时)去处理当周需要回覆的邮件。而每个周一的下午,就是Eyal 的电邮星期一。在那段时间内,Eyal 会专注在回覆当周需要处理的所有邮件。

Eyal 认为,这样的规划,有助于我们在其他时间「保持专注」,而不被不同的「外部干扰」影响。

4. 设定「开放时间」,让我们可以减少干扰,同时可以发掘新的想法

除了同仁、电话、电邮、通知之外,我们不时还会被很多人邀约「聊天」或「喝咖啡」。这些人可能是我们的合作伙伴、厂商、客户、甚至是长官们。Eyal 也不例外,在他出版了《钩瘾效应:创造习惯新商机》后,他发现有一堆的人想要请他「喝咖啡」。「如果我接受每一次的邀约,那我什么都不用做了。」,Eyal 说。

因此,Eyal 在他的个人网站上公布的「开放时间」,任何人都能够在那个时间区间内,预约15 分钟的和Eyal 聊任何事。这样做的好处是,Eyal 可以控制每周他花费多少时间「聊天」,不会因此影响他的「专注时间」。同时,也能够透过这些「开放时间」和有需要的人聊聊,发掘新的想法与机会。

Eyal 认为,如果有人要找我们「喝咖啡」,那他们的事情一定不会太过紧急,所以等到下一次有空的「开放时间」再聊也不会照成任何问题。更重要的是,透过等待「开放时间」,也可以让对方想清楚要讨论的事。很多时候,对方会在见面前,就找出解决问题的方法。而这样就更加减少Eyal 的干扰了。

除此之外,这些「开放时间」也能够用来解决和同仁的沟通问题。当我们发现一些电邮上的讨论开始失焦,我们可以和大家说:「我这周有三段时间可以讨论这些问题,不如我们大家那个时候再做更深的讨论。」

Eyal 发现,很多时候,面对面的讨论能够节省很多我们浪费在来回电邮的时间。

在这个所有事情都讲求「速度」的年代,我们常听到「人类的专注力不如金鱼」。希望我们能够透过Eyal 的分享,学会如何排除「外部干扰」,再次找到「保持专注」的方法。


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